Czy klinika musi je udostępnić?
Właściciele klinik i gabinetów medycznych wciąż komunikują się z pacjentami za pośrednictwem Instagrama, Facebooka, Messengera, WhatsAppa czy SMS-ów. W praktyce to właśnie tam pacjenci przesyłają zdjęcia zmian skórnych, opisują objawy, zgłaszają powikłania po zabiegach lub proszą o zalecenia.
Problem pojawia się wtedy, gdy dochodzi do sporu.
Pacjent składa wniosek o udostępnienie swoich danych osobowych i żąda przekazania całej historii komunikacji prowadzonej z kliniką. Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że obowiązek udostępnienia dotyczy wyłącznie dokumentacji medycznej. To błąd.
Wiadomości od pacjenta to również dane osobowe
RODO przyznaje osobie, której dane dotyczą, prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii. Prawo to obejmuje nie tylko dokumentację medyczną, ale również inne dane przetwarzane przez administratora, jeżeli pozwalają one zidentyfikować konkretną osobę. UODO wskazuje wprost, że osoba, której dane dotyczą, może żądać od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
Jeżeli więc klinika przechowuje wiadomości pacjenta na służbowym koncie Instagram, Messengerze, WhatsAppie lub w skrzynce e-mail, co do zasady należy liczyć się z możliwością żądania ich udostępnienia.
Nie oznacza to oczywiście, że pacjent otrzyma automatycznie całą korespondencję. Zakres udostępnienia wymaga każdorazowej analizy, w szczególności pod kątem praw innych osób i tajemnicy przedsiębiorstwa.
Jeszcze większy problem pojawia się w procesie
Z mojego doświadczenia wynika, że znacznie większe znaczenie niż sam obowiązek wynikający z RODO ma wartość dowodowa takiej korespondencji.
Wyobraźmy sobie następującą sytuację.
Pacjent twierdzi, że dwa dni po zabiegu zgłaszał klinice niepokojące objawy za pośrednictwem Messengera. Według jego relacji nikt nie zalecił pilnej konsultacji lekarskiej. Po kilku miesiącach dochodzi do procesu o odszkodowanie.
W takiej sprawie historia wiadomości może stać się jednym z najważniejszych dowodów. Sąd będzie analizował nie tylko treść komunikacji, ale również daty wysłania wiadomości, czas reakcji personelu oraz przekazywane zalecenia.
W praktyce kilka wiadomości może mieć większe znaczenie niż obszerne stanowiska procesowe przygotowywane później przez strony.
Co jeśli wiadomości zostały usunięte?
To problem, który spotykam coraz częściej.
W niektórych placówkach komunikację z pacjentami wciąż prowadzą pracownicy korzystający z prywatnych telefonów lub kont społecznościowych. Zdarza się, że po zakończeniu współpracy z kliniką tracony jest dostęp do konta albo część wiadomości zostaje usunięta.
W postępowaniu sądowym może to rodzić poważne trudności dowodowe. Pacjent często dysponuje własnymi zrzutami ekranu, podczas gdy klinika nie posiada już pełnej historii komunikacji.
W konsekwencji przedsiębiorca może zostać pozbawiony możliwości wykazania, jakie informacje rzeczywiście przekazał pacjentowi i jakie zalecenia otrzymał.
Czy wiadomości mogą stać się częścią dokumentacji medycznej?
W wielu przypadkach odpowiedź brzmi: tak.
Jeżeli pacjent za pośrednictwem komunikatora przekazuje informacje dotyczące swojego stanu zdrowia, przebiegu leczenia, powikłań lub efektów zabiegu, trudno ignorować znaczenie takich danych dla procesu terapeutycznego.
Dlatego coraz więcej podmiotów leczniczych wdraża procedury przewidujące przenoszenie istotnych informacji z komunikatorów do dokumentacji medycznej lub ich odpowiednie archiwizowanie.
Co warto zrobić już dziś?
W mojej ocenie każda klinika i każdy gabinet medyczny powinny odpowiedzieć sobie na trzy podstawowe pytania:
Po pierwsze – kto i za pomocą jakich narzędzi komunikuje się z pacjentami?
Po drugie – czy istnieją zasady archiwizacji tej komunikacji?
Po trzecie – czy klinika będzie w stanie odtworzyć historię kontaktu z pacjentem, jeżeli za kilka lat pojawi się spór sądowy?
Wiele podmiotów leczniczych inwestuje dziś znaczne środki w ochronę dokumentacji medycznej, jednocześnie całkowicie pomijając komunikację prowadzoną za pośrednictwem mediów społecznościowych. Tymczasem właśnie tam coraz częściej znajdują się informacje, które później stają się kluczowymi dowodami w procesach dotyczących błędów medycznych, powikłań po zabiegach czy odpowiedzialności za niewłaściwe postępowanie z pacjentem.
Warto o tym pamiętać, zanim pierwsze wezwanie do udostępnienia danych lub pozew sądowy trafi do kliniki.