Orzeczenia medycyny pracy elektronicznie od 18 października 2026 r. – co powinien wiedzieć lekarz i pracodawca?
Od 18 października 2026 r. lekarze medycyny pracy będą zobowiązani do wystawiania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej. Zmiana jest elementem cyfryzacji dokumentacji medycznej i wynika z nowelizacji przepisów dotyczących badań profilaktycznych pracowników.
Co zmieni się od 18 października?
Do 17 października 2026 r. lekarz może wystawić orzeczenie zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października podstawową i obowiązkową formą będzie orzeczenie elektroniczne.
Po wystawieniu dokument zostanie zapisany w systemie i będzie stanowił element elektronicznej dokumentacji medycznej.
Pracownik będzie mógł znaleźć swoje orzeczenie na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP), w zakładce „Dane medyczne” → „Medycyna pracy”. Dokument będzie można również pobrać w formacie PDF lub, na życzenie, otrzymać jego wydruk.
Co oznacza to dla lekarzy?
Lekarze medycyny pracy powinni przygotować się przede wszystkim do korzystania z systemów teleinformatycznych służących do wystawiania i przekazywania orzeczeń.
Zmiana dotyczy jednak formy dokumentu, a nie zasad przeprowadzania badań. Zakres badań oraz sposób podejmowania decyzji przez lekarza pozostają bez zmian.
Elektroniczne orzeczenie będzie przekazywane pracodawcy w sposób określony w ramach organizacji świadczeń medycyny pracy.
Co powinien wiedzieć pracodawca?
Dla pracodawców zmiana oznacza przede wszystkim odejście od papierowego obiegu orzeczeń.
Pracodawca nadal powinien posiadać aktualną informację o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, ale sam sposób przekazywania dokumentu będzie coraz bardziej cyfrowy.
Warto więc sprawdzić, czy stosowane w firmie procedury dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych są dostosowane do elektronicznego obiegu dokumentacji.
A co w przypadku problemów z systemem?
Przepisy przewidują możliwość wystawienia orzeczenia w formie papierowej w określonych sytuacjach, m.in. w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego.
Nie oznacza to jednak powrotu do papierowego obiegu jako standardu. Od 18 października 2026 r. elektroniczna forma orzeczeń będzie zasadą.
Co warto zrobić przed 18 października?
Lekarze medycyny pracy i placówki medyczne powinni:
- sprawdzić dostęp do systemu wykorzystywanego do wystawiania orzeczeń,
- przygotować personel do nowego sposobu pracy,
- zweryfikować procedury dotyczące dokumentacji medycznej,
- sprawdzić sposób przekazywania orzeczeń pracodawcom.
Pracodawcy powinni natomiast sprawdzić, czy ich wewnętrzne procedury są dostosowane do elektronicznego obiegu dokumentów.
Cyfryzacja medycyny pracy oznacza mniej dokumentów papierowych i prostszy obieg informacji, ale jednocześnie zwiększa znaczenie prawidłowego przetwarzania i zabezpieczania danych medycznych.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2026 poz. 456).