Nowe przepisy o mobbingu od 5 listopada 2026 r. Co powinien wiedzieć pracodawca i jak pogodzić je z RODO?

Od 5 listopada 2026 r. zmieniają się zasady przeciwdziałania mobbingowi w miejscu pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza prostszą definicję mobbingu, wzmacnia obowiązki pracodawców i zwiększa znaczenie odpowiednich procedur wewnętrznych. W praktyce oznacza to konieczność nie tylko reagowania na zgłoszenia pracowników, ale również odpowiedniego przygotowania organizacji do zapobiegania niepożądanym zachowaniom. Istotnym elementem tych działań jest także ochrona danych osobowych.

1. Co zmienia się w przepisach o mobbingu?

Nowelizacja upraszcza definicję mobbingu. Zgodnie z nowymi przepisami będzie on oznaczał uporczywe nękanie pracownika, które może przybierać różne formy, w szczególności zachowań fizycznych, werbalnych lub pozawerbalnych.

Ważną zmianą jest odejście od dotychczasowego wymogu wykazywania długotrwałości mobbingu. Istotna będzie uporczywość zachowań, ich powtarzalność lub stały charakter.

Nie oznacza to jednak, że każda nieprzyjemna sytuacja w pracy będzie mobbingiem. Uzasadniona krytyka, egzekwowanie obowiązków, kontrola jakości pracy czy wydawanie poleceń służbowych nie stanowią same w sobie mobbingu, o ile odbywają się z poszanowaniem godności pracownika.

2. Jakie obowiązki ma pracodawca?

Nowe przepisy kładą większy nacisk na aktywne przeciwdziałanie mobbingowi i innym niepożądanym zachowaniom.

Pracodawca powinien zadbać przede wszystkim o:

wdrożenie jasnych zasad przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji;
określenie sposobu zgłaszania niepożądanych zachowań;
ustalenie zasad prowadzenia postępowań wyjaśniających;
wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń;
zapewnienie poufności postępowań oraz ochrony przed działaniami odwetowymi;
podejmowanie działań zapobiegawczych i reagowanie na sygnały o nieprawidłowościach.

Szczególne znaczenie ma art. 94³a Kodeksu pracy. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników powinni ustalić odpowiednie reguły, procedury i częstotliwość działań w regulaminie pracy, jeżeli kwestie te nie zostały już uregulowane w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. Na dostosowanie regulacji przewidziano sześć miesięcy, tj. do 5 maja 2027 r.

Warto jednak pamiętać, że okres przejściowy nie oznacza odroczenia obowiązku przeciwdziałania mobbingowi. Działania w tym zakresie powinny być podejmowane już od wejścia w życie nowych przepisów.

3. Mobbing a RODO – jakie dane można przetwarzać?

Postępowanie antymobbingowe wiąże się często z analizowaniem korespondencji, wiadomości służbowych, zeznań pracowników, notatek ze spotkań czy dokumentacji dotyczącej sytuacji zawodowej.

W niektórych przypadkach mogą pojawić się również dane szczególnych kategorii, np. informacje o stanie zdrowia pracownika, jego leczeniu lub kondycji psychicznej.

Pracodawca powinien zatem pamiętać o kilku podstawowych zasadach RODO:

Celowość – dane należy przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia zgłoszenia i realizacji obowiązków pracodawcy.
Minimalizacja – nie należy gromadzić informacji niezwiązanych ze sprawą ani zbierać nadmiernej ilości danych o życiu prywatnym pracowników.
Ograniczenie dostępu – dostęp do dokumentacji powinny mieć wyłącznie osoby uczestniczące w postępowaniu i upoważnione do przetwarzania danych.
Poufność – informacje o zgłoszeniu, świadkach i przebiegu postępowania nie powinny być swobodnie udostępniane innym pracownikom.
Odpowiedni okres przechowywania – dokumentację należy przechowywać przez okres uzasadniony celem postępowania i ewentualną obroną przed roszczeniami.

Szczególnej ostrożności wymagają dane dotyczące zdrowia. Sam fakt, że pracownik zgłasza mobbing, nie daje pracodawcy nieograniczonego prawa do pozyskiwania informacji o jego stanie zdrowia. W przypadku danych szczególnych kategorii konieczne jest również spełnienie jednej z przesłanek określonych w art. 9 RODO.

Nie należy również automatycznie opierać całego postępowania na zgodzie pracownika. W relacji pracodawca–pracownik dobrowolność takiej zgody może być kwestionowana.

4. Jak prawidłowo zorganizować komisję antymobbingową?

Powołanie komisji antymobbingowej może być dobrym rozwiązaniem, szczególnie w większych organizacjach. Nie wystarczy jednak samo wskazanie jej członków.

Warto określić:

skład komisji i zakres jej kompetencji;
zasady bezstronności oraz wyłączenia osób pozostających w konflikcie interesów;
sposób przyjmowania i dokumentowania zgłoszeń;
zasady przeprowadzania rozmów ze stronami i świadkami;
sposób zabezpieczania dokumentacji i ograniczania dostępu do niej;
zasady sporządzania raportu i przekazywania rekomendacji pracodawcy.

Komisja powinna działać w sposób obiektywny, a pracownik zgłaszający problem oraz osoba, której dotyczy zgłoszenie, powinni mieć możliwość przedstawienia swojego stanowiska.

Ważne jest również, aby dokumentacja postępowania nie zawierała niepotrzebnych informacji o pracownikach i nie była dostępna dla osób, które nie uczestniczą w wyjaśnianiu sprawy.

5. O czym powinien pamiętać pracodawca?

Nowe przepisy to dobry moment, aby przyjrzeć się nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale również codziennym zasadom zarządzania personelem.

Dotyczy to wszystkich organizacji zatrudniających pracowników, niezależnie od wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności. W szczególności warto zwrócić uwagę na sytuacje, w których pracownicy wykonują zadania pod presją czasu, pracują zmianowo, podlegają kilku osobom zarządzającym lub mają bezpośredni kontakt z klientami i pacjentami.

Właściciele gabinetów, salonów, klinik i innych firm usługowych powinni zweryfikować, czy przyjęte zasady współpracy, komunikacji i nadzoru nad personelem są jasne oraz czy pracownicy wiedzą, gdzie i w jaki sposób mogą zgłaszać nieprawidłowości.

Dobrze przygotowana procedura antymobbingowa to nie tylko formalny dokument. To również narzędzie ograniczające ryzyko sporów pracowniczych, chroniące prywatność zatrudnionych osób i pomagające pracodawcy wykazać, że odpowiednio reaguje na pojawiające się problemy.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2026 r. poz. 1046); Kodeks pracy; rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).